Organizar un evento no es tarea sencilla, y más cuando el evento no es propio. Como empresa organizadora de eventos deportivos, conocemos la importancia de entender las expectativas del cliente, coordinarse y mantener una comunicación fluida y regular para cumplir con los resultados esperados y crear relaciones de confianza duraderas.

El briefing es el punto de partida hacia la excelencia de un evento.

Dentro de las fases que componen la organización de un evento, la planificación es el factor que marcará la diferencia, ya que previene futuros inconvenientes y reduce la incertidumbre en la ejecución. Una buena planificación debe servir como guía hacia la consecución de los objetivos marcados. En este punto, el briefing es la pieza fundamental para empezar a organizar un evento.

En primer lugar es conveniente responder a la pregunta ¿Qué es un briefing? El briefing es un documento que funciona como herramienta de comunicación entre la empresa organizadora y sus clientes. Dicho de forma general, en él se debe de exponer: qué se quiere conseguir, para qué, cuándo (plazo temporal) y con qué medios. No hay ninguna forma estipulada para realizar un briefing, pues dependiendo de la empresa y su sector, las necesidades serán diferentes en cada caso.

Organizacion eventos

Aun así, existen una serie de características comunes que recomendamos seguir para la obtención de un buen briefing:

  • Ir de lo general a lo particular.
  • Presentar la información justa y necesaria de forma concisa.
  • Evitar tecnicismos específicos del sector o internos de la empresa para que sea más comprensible.
  • Remarcar qué se quiere conseguir. Para ello sería óptimo definir unos objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo).

Una vez visto qué es un briefing, la información que éste debe incluir para que la empresa organizadora pueda desarrollar el evento sin el menor número de inconvenientes, es la siguiente:

DATOS DE LA EMPRESA ANUNCIANTE

En este punto, la empresa anunciante se presenta a la empresa organizadora del evento para conocerse. La información que se debe incluir es: misión, visión, valores y filosofía de la empresa; sus productos o servicios, cómo se posiciona, su situación actual, la situación del mercado y cuáles son sus principales competidores.

La empresa debe sentirse identificada con el evento creado, que debe ser capaz de transmitir sus valores y filosofía. 

PÚBLICO OBJETIVO

En este punto es importante definir a quién va dirigido el evento. Esta información es de gran valor, ya que es importante adaptar el evento a dicho público. Si no se tiene claro, a parte de que el coste y los esfuerzos necesarios para impactar al target que realmente interesa se multiplican, es muy probable que no se lleguen a alcanzar los objetivos marcados. 

Para definir al público objetivo se suele prestar atención a datos demográficos, culturales, socioeconómicos o personales como: edad, sexo, trabajo, nivel adquisitivo, lugar de procedencia, intereses, inquietudes, personalidad, etc.

Cuanto más concreto sea el target, más fácil será llegar a él y alinearse con sus intereses.  

OBJETIVOS DEL EVENTO

En este apartado se expone qué se quiere conseguir con el evento. Para ello, como hemos comentado anteriormente, es importante que los objetivos que se quieran alcanzar con dicho evento sean SMART, es decir: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. De este modo, se resta ambigüedad, a la vez que se facilita el proceso de análisis de los resultados y se ve de forma más clara si se han logrado.

Los objetivos del evento deben tener en cuenta a empresa y participantes, y a ser posible, ser objetivos comunes para ambos. 

REQUISITOS DEL EVENTO

Se debe exponer qué características tiene el evento, cómo se quiere posicionar y cómo se desea celebrar.

MENSAJE DEL EVENTO

Se trata del claim o recuerdo que se desea transmitir a los asistentes. Es conveniente definir un mensaje principal, donde se pondrá más énfasis, y, en el caso de que sean necesarios, mensajes secundarios.

El claim debe transmitir el mensaje de la empresa pero adaptado en lenguaje y forma al target para conseguir “enamorarlo”.

TIMING

Es muy importante definir los tiempos. A parte de la fecha de celebración del evento, implica exponer el tiempo de cada fase, por ejemplo: el tiempo dedicado a la logística y aprovisionamiento de materiales, el tiempo de construcción de estructuras o del espacio, la llegada de los asistentes, el tiempo de las diferentes etapas que constituyen el evento en sí (charlas, celebraciones, entregas de premios…), etc.

Una buena planificación temporal permite ahorrar costes en partidas como la compra de materiales, el alquiler de espacios o la contratación de personal y proveedores.  

PRESUPUESTO

Se trata del dinero que se va a destinar para que el evento se pueda celebrar. Es apropiado informar del presupuesto global del evento para que se puedan definir las partidas que se destinarán a cada área del evento: materiales, alquiler del lugar de celebración, contratación de personal, premios… entre otros.

El presupuesto debe estar claro desde un inicio, reservando una pequeña partida para imprevistos o cambios sobre la hoja de ruta inicial. 

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

Aquí la información es más específica. Podría tratarse de restricciones, condiciones obligatorias, aspectos legales, la forma de presentar ciertos productos o servicios…. Cuanta más información se dé, más fácil será ponerse de acuerdo y trabajar de forma coordinada, ya que se tendrán claros los aspectos a trabajar.

En resumen, el briefing es una herramienta imprescindible para el éxito de un evento, ya sea propio o externo. Desde Vsponsor, organizamos eventos deportivos de nueva creación o ya existentes y ayudamos a marcas y empresas a lograr sus objetivos empresariales a través del deporte.

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